文秘新人“五不要”

眼見(jiàn)一茬又一茬應(yīng)屆畢業(yè)生加入到文秘隊(duì)伍中來(lái)，不禁回味起往日磕磕碰碰的心路歷程。突出的感覺(jué)是，“師傅領(lǐng)進(jìn)門，修行靠個(gè)人”，從高校畢業(yè)生向機(jī)關(guān)文秘人員的角色轉(zhuǎn)變，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)和同事的教誨與幫助，也需要自己用心領(lǐng)悟、悉心感受，避免在思想上心理上出現(xiàn)誤區(qū)。

經(jīng)歷多年校園生活，對(duì)學(xué)習(xí)方式、行為習(xí)慣都熟悉而自然。走上工作崗位，會(huì)面臨許多“不一樣”。例如，在學(xué)校可以結(jié)合個(gè)人情況安排時(shí)間，而上班必須按規(guī)定時(shí)間上下班，絲毫不含糊；在學(xué)校自習(xí)、看書(shū)、上網(wǎng)等自由選擇機(jī)會(huì)很多，上班通常是兩個(gè)甚至更多人在一間辦公室，活動(dòng)范圍相對(duì)固定，等等。更為重要的是，秘書(shū)工作的標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)，畢業(yè)生對(duì)各方面不熟悉，不可能馬上就有許多重要任務(wù)。這種情況下，就容易出現(xiàn)急躁情緒：要學(xué)的東西那么多卻只能干坐著，真急；偶爾遇到要做的事又不知怎么處理，仍然急。

為了盡快度過(guò)這個(gè)等待期，就要用實(shí)際行動(dòng)驅(qū)散急躁的情緒，要特別注意以下方面：一是眼里有活。與工作無(wú)關(guān)又有必要的事，拖地、打水、取報(bào)紙，積極去做；領(lǐng)導(dǎo)和同事交辦的事，錄入點(diǎn)文字、復(fù)印點(diǎn)資料、發(fā)個(gè)機(jī)要件，認(rèn)真去做，不懂就問(wèn)；遇到同事忙不過(guò)來(lái)，問(wèn)一下是否要幫忙，經(jīng)同意后按要求去做，邊做邊學(xué)。二是手別亂伸。秘書(shū)部門的工作既強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)配合更強(qiáng)調(diào)分工負(fù)責(zé)，不明就里到處搶活、隨意插手，就可能干擾別人的正常工作。三是心中有數(shù)。不忘自己是個(gè)新手，多觀察，多積累，干一次有一次的收獲。但是，用心不等于“小聰明”，不能戴著“有色眼鏡”觀察事物、了解情況，對(duì)一件事情還沒(méi)了解就準(zhǔn)備找毛病，想以此突出自己的“水平”。機(jī)關(guān)里面的許多工作，越司空見(jiàn)慣越是經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)期實(shí)踐檢驗(yàn)的，能夠存在就有其存在的理由，自己沒(méi)看出來(lái)只能說(shuō)明功夫沒(méi)到家。

經(jīng)過(guò)一段時(shí)間，初步掌握了日常事務(wù)和具體工作的程序和要領(lǐng)，每天上班下班也慢慢習(xí)慣了，新的考驗(yàn)也隨之開(kāi)始：既然你對(duì)一些日常事務(wù)處理得還可以，各單位又普遍人員緊任務(wù)多，領(lǐng)導(dǎo)和同事會(huì)交給你越來(lái)越多的事。對(duì)你來(lái)說(shuō)，大家不是領(lǐng)導(dǎo)就是老同志，無(wú)論誰(shuí)交辦的，第一不能拒絕，第二必須辦好。從內(nèi)心來(lái)說(shuō)，年輕人對(duì)于活都不含糊，想把事做圓滿，但有時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)送會(huì)議通知、大門口接人、復(fù)印重要資料、去機(jī)要室簽收文件、到收發(fā)科發(fā)送急件、答復(fù)一個(gè)詢問(wèn)工作的電話，都急需處理，頭緒太多，難以應(yīng)付。這種情況反復(fù)出現(xiàn)，人就容易慌。

避免慌的心理，基本要求是既不能因急出錯(cuò)，也不能因慢拖延，要堅(jiān)持八個(gè)字：急活慢做，慢活急做。具體來(lái)說(shuō)：一是凡事多記。好記性不如爛筆頭，電話里接到會(huì)議通知，一樓二會(huì)議室和二樓一會(huì)議室非常接近，聽(tīng)得再清楚事后也可能記混，順手記下來(lái)就穩(wěn)妥得多。二是分清緩急。工作頭緒多，要根據(jù)每件事是什么時(shí)間交代的、要求干什么、需花費(fèi)多長(zhǎng)時(shí)間，哪個(gè)先做哪個(gè)后做，排好順序。三是統(tǒng)籌安排。取報(bào)紙、發(fā)信、大門口接人，這些事情可以一路來(lái)做；去值班室預(yù)定會(huì)議室和取機(jī)要文件可以一路來(lái)做，等等。四是多回頭看。打印文件，送領(lǐng)導(dǎo)前多檢查一下有沒(méi)有錯(cuò)字、丟字、多字；復(fù)印材料，釘好后多檢查一下頁(yè)碼有沒(méi)有缺頁(yè)、殘頁(yè)；發(fā)送文件，送前多看一下信封和內(nèi)容是否一致，單位、人名、職務(wù)是否寫得準(zhǔn)確、清楚；做一個(gè)電話記錄，放下電話后看一下內(nèi)容記全了沒(méi)有，誰(shuí)打的、什么事、是否需要回復(fù)、對(duì)方電話多少，等等。

工作時(shí)間繼續(xù)延長(zhǎng)，重復(fù)性工作越來(lái)越多，對(duì)日常事務(wù)越來(lái)越輕車熟路，方方面面的新鮮感逐步淡化，松口氣的同時(shí)也可能滋生另外的情緒：整天干些打字、拖地、取報(bào)紙的瑣碎小事。同學(xué)聚會(huì)時(shí)別人問(wèn)“你都干什么”，都不好意思回答。煩!

避免煩的方法有以下幾種：一是種好“責(zé)任田”。領(lǐng)導(dǎo)和同事交代的工作保證質(zhì)量、及時(shí)完成，這是由工作的責(zé)任和所處的角色決定的。除非不準(zhǔn)備繼續(xù)在自己的崗位上干了，否則沒(méi)有任何回旋余地。二是開(kāi)發(fā)“自留地”。利用工作空隙多學(xué)習(xí)、多提高，增強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)水平，跟蹤了解本處、本局室乃至本機(jī)關(guān)中心工作。三是學(xué)會(huì)“浪淘沙”。注意從日常工作中吸收營(yíng)養(yǎng)，學(xué)習(xí)各種文字材料的文種特點(diǎn)、框架思路、語(yǔ)言風(fēng)格、具體內(nèi)容，學(xué)習(xí)工作特別是領(lǐng)導(dǎo)工作的規(guī)律和藝術(shù)，等等。

亂就是分心，用心不專。隨著工作時(shí)間的繼續(xù)延伸，手頭各項(xiàng)工作更加平穩(wěn)有序，思想壓力和精神壓力進(jìn)一步減小，盡管在思想認(rèn)識(shí)上也明白鞏固業(yè)務(wù)能力、培養(yǎng)學(xué)識(shí)見(jiàn)地，積累工作經(jīng)驗(yàn)、增加工作閱歷的任務(wù)非常重要，但這個(gè)過(guò)程畢竟太長(zhǎng)，收效也不是十分明顯。相反，這個(gè)過(guò)程中可能出現(xiàn)某些公司、企業(yè)的招聘啟事剛好符合自己的條件，等等。各種各樣的機(jī)會(huì)多起來(lái)，心里也就自然亂起來(lái)。

在正確對(duì)待“不要亂”的問(wèn)題上要堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)，客觀、全面地認(rèn)識(shí)和了解自己。機(jī)關(guān)的秘書(shū)工作和學(xué)生在校期間的學(xué)生生活有很大差別，像做學(xué)生時(shí)那樣既要專業(yè)排名前三、又要做優(yōu)秀學(xué)生干部、同時(shí)還在兼職撈外快，很難行得通。確實(shí)認(rèn)為離開(kāi)機(jī)關(guān)、離開(kāi)秘書(shū)崗位更合適，就不要猶豫不決。經(jīng)過(guò)綜合權(quán)衡后仍堅(jiān)持在機(jī)關(guān)特別是秘書(shū)崗位上工作，就要做到以下幾點(diǎn)：一是正確處理生活和工作的關(guān)系，分清主次，把握好度，不走極端。二是正確面對(duì)得失，堅(jiān)持有所為，有所不為。三是正確處理個(gè)人修養(yǎng)中的“專”與“博”，將提高業(yè)務(wù)能力和提高文化知識(shí)協(xié)調(diào)統(tǒng)籌，合理安排。

機(jī)關(guān)工作時(shí)間繼續(xù)延伸，機(jī)關(guān)工作人員角色繼續(xù)鞏固，在工作中就不僅是涉及做事，還涉及做人?？赡芤?yàn)榉N種原因，閱歷增長(zhǎng)的同時(shí)牢騷也跟著增多，能力提高的同時(shí)脾氣也跟著提高，了解事情增多的同時(shí)攀比心理也在增強(qiáng)，某人提級(jí)了、某人調(diào)職了、某人分房了、某人出差了，都可能使人們產(chǎn)生“怨”。

“戒怨”要積極做到以下幾點(diǎn)：一是提高修養(yǎng)。特別要注意學(xué)習(xí)別人的長(zhǎng)處、記著別人的好處、理解別人的難處、寬容別人的短處，在服務(wù)中體現(xiàn)自身價(jià)值，在提高業(yè)務(wù)能力中尋找工作樂(lè)趣。二是增強(qiáng)定力。世界很大，周圍的變化往往既多又快，既要有“豈能盡如人意，但求無(wú)愧我心”的坦蕩，又要有“風(fēng)水輪流轉(zhuǎn)，明年到我家”的詼諧。三是尊重現(xiàn)實(shí)。應(yīng)該將身邊的事情分三類，第一類通過(guò)自己的行動(dòng)肯定能夠完成，第二類通過(guò)自己的行動(dòng)可能完成也可能完不成，第三類通過(guò)自己的行動(dòng)肯定完不成。正確的方法就是全力做好第一類、爭(zhēng)取完成第二類、徹底丟開(kāi)第三類。

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